¿Necesita enviar y recibir faxes sin tener que adquirir un dispositivo adicional? ¿Quiere conectarse con otros ordenadores para enviar y recibir información y ficheros sin tener que depender de Internet? ¿Quiere una herramienta con la que realizar mailings por fax a múltiples personas sin tener que marcar todos y cada uno de los números? FAX32COMponents 3.5.6 es la solución.

Realmente, con este tipo de herramientas el clásico aparato para el envío y recepción de faxes pierde todo su sentido. El ordenador personal no sólo cumple con holgura todas las posibilidades que nos pueda brindar los clásicos dispositivos de este tipo, sino que además podremos incrementar notablemente las posibilidades del envío y recepción de documentos fax. La herramienta que aquí presentamos cumple una segunda función denominada DATACOMponent, que nos permitirá conectarnos, además, con otros ordenadores a través de un emulador de terminal para poder enviar o recibir ficheros de un modo rápido y seguro. Otra de las interesantes posibilidades que ofrece esta herramienta es el completo soporte para varias líneas telefónicas (con sus correspondientes modems). Esto nos permitirá recibir un fax al mismo tiempo que estamos conectados a Internet o estamos enviando un fichero a través de DATACOMponent.

Instalación

La instalación de este producto resulta muy sencilla. Al iniciar el proceso, después de pedirnos los datos personales (nombre dirección, etc.), solicitará los diferentes números de teléfono que utilizamos tanto para la llamadas de voz, como para el fax o la conexión directa con otro módem. Además, ofrece la posibilidad de introducir, en caso de necesitarlo, los números extra que en algunas centralitas es necesario marcar para realizar llamadas a larga distancia.

A continuación, se muestran los componentes que serán instalados, pudiendo elegir el directorio de destino.

Al finalizar el proceso de instalación, el programa aconseja reiniciar Windows. La primera vez que se inicia FAX32COM ponents se pondrá en marcha el proceso de detección de los modems instalados en el sistema. Aunque incluye soporte para una gran cantidad de ellos, visitando su página web (www.v3inc.com) podremos acceder a ficheros de actualización.

Al finalizar el proceso de autodetección, mostrará una representación de las líneas existentes y podremos modificar ciertos parámetros, tales como el número de pitidos que debe esperar, habilitar o deshabilitar el identificador de llamadas, etc. Este proceso de autodetección permitirá localizar varios modems compartidos a través de una red. Aunque en cualquier caso es recomendable utilizar este sistema, en el Cuadro 1 mostramos el modo de deshabilitar esta opción en el caso de utilizar una conexión directa al ordenador.

Puesta en marcha

Al finalizar el proceso de instalación, se creará el grupo de programas correspondiente, desde él podremos acceder a tres aplicaciones diferentes pero perfectamente integradas:

COMponent Workspace

Es realmente el alma de este programa. Desde ella será posible acceder a todas las posibilidades ofrecidas, tanto para el envío y recepción de faxes, como para la comunicación con otros ordenadores y la transmisión de ficheros, la creación y mantenimiento del listín telefónico, etc. Si activamos el modo Fax obtendremos entonces una pantalla dividida en tres apartados: en el superior se presentan los trabajos pendientes junto con información sobre ellos; en la zona inferior izquierda aparecen los datos del proceso que está en curso, así como una previsualización del documento que se está enviando; en la zona inferior derecha aparecen los datos relativos al módem que se está utilizando.

Al acceder al modo de envío y recepción de datos, aparecerá una pantalla en negro en la que se irá presentando la información de la transmisión.

En ambos modos de funcionamiento se ofrece una barra de menús en la parte superior de la pantalla, aunque las opciones disponibles variarán dependiendo del modo que tengamos activo. Justo debajo se encuentra la clásica barra de botones con las opciones más utilizadas, tales como cambiar entre modo fax y datos, acceder al listín telefónico, al registro de enventos, enviar o recibir ficheros o faxes, etc.

En la zona inferir de la pantalla aparece una línea de estado, en las que nos irá mostrando todo tipo de información dependiendo del proceso que estemos realizando

Call Center

Se trata de un nuevo componente de esta herramienta que presenta un interfaz mucho más cuidado. Desde aquí será posible realizar toda la gestión de envío y recepción de faxes además de acceder a las distintas funciones de llamadas de voz en caso de disponer de TELECOMponent.

. La pantalla que se muestra aparece dividida en dos partes. En la zona de la izquierda se encuentra un teclado de marcación junto a botones para marcar el número solicitado, apagar el sonido o desactivar momentáneamente la recepción de llamadas. En la zona superior, aparece una ventana que muestra el estado del módem junto a una serie de iconos para realizar el envío o recepción de faxes y abortar la operación en proceso. Más a la izquierda están los botones para acceder al listín telefónico, visualizar el resultado de anteriores trabajos, acceder a los procesos que están en cola de ejecución o configurar los parámetros relativos a la línea y al proceso de gestión de faxes. En la zona de la derecha aparecen controles para seleccionar el volumen de los altavoces y micrófono, escuchar los mensajes o visualizar los faxes recibidos. Hay que tener en cuenta que la opción para gestión de llamadas de voz no está disponibles en esta versión.

COMponent Server

Este es el apartado más sencillo de los disponibles y no podrá ser ejecutado al mismo tiempo que Call Center.

Muestra una pequeña ventana con una serie de menús y botones de acceso rápido a las funciones más utilizadas. El resto de la pantalla se encuentra dividido en dos sencciones: la de la izquierda muestra el número de faxes recibidos y la de la derecha el estado del módem junto a una serie de iconos desde los que se podrán enviar o recibir faxes o desconectar momentáneamente la recepción de los mismos.

El listín telefónico

El listín telefónico, además de incluir todos los campos necesarios para llevar un buen control, ofrece la posibilidad de crear grupos para poder enviar mailings a varias personas sin tener que preocuparse de estar presente durante el proceso. Además será posible crear campos adicionales, definidos a partir de operadores y funciones especiales dBase, realizadas con los campos disponibles y la información proporcionada por el sistema. De este modo será posible crear un nuevo campo que contenga la fecha del sistema, para poder integrarla en el cuerpo del mensaje.

Al acceder a la pantalla principal aparecen tres zonas diferenciadas. En la parte superior, las ventanas de usuarios y grupos, y en la inferior, los botones para el mantenimiento de la base de datos.

Dos de estas funciones, que se pueden destacar, son las que nos permiten importar y exportar datos. De este modo no se tendrán que volver a teclear los datos en caso de disponer de un listín anterior.

La ficha de cada usuario está compuesta de cuatro pestañas: en "Personal" deberán aparecer los datos personales (nombre, dirección, teléfono, etc.); en la pestaña "Data" podremos definir el tipo de terminal que utiliza a la hora de realizar transmisiones de ficheros, así como los parámetros relativos a la conexión (velocidad, control de flujo, etc.); en "Fax" se podrá definir la cabecera que se utilizará, la presencia o no de una cabecera en el documento, la prioridad establecida por defecto, etc. En la pestaña "Special" podremos configurar las opciones de rellamada, incluir datos adicionales como la dirección E-mail o algún comentario, y dar un valor a tres interesantes campos, denominados Keyword 1, 2 y 3.

Éstos nos servirán más adelante para localizar rápidamente a cualquier usuario o simplemente para definir grupos temporales. Por ejemplo, le damos el valor "mañana" al campo "Keyword 1" a todos los usuarios que sólo reciban faxes por la mañana. Luego podremos crear un grupo temporal, realizar una búsqueda en el botón "Keyword" de la ventana principal de PhoneList para localizarlos rápidamente y "arrastrarlos" hasta él para realizar el envío..

Envío y recepción de faxes

El funcionamiento de esta herramienta es muy sencillo. Para recibir un fax únicamente será necesario tener ejecutado alguno de los componentes y activada la opción de recibir faxes (desde el menú de "Fax"). Al detectar una llamada desde un fax, el programa se podrá en marcha y procederá a recibirlo. A continuación podremos visualizar el resultado, realizar modificaciones sobre los documentos recibidos e imprimirlos.

El envío de faxes no resulta mucho más complicado, ya que se dispone de un asistente que nos guiará paso a paso durante todo el proceso. A la hora de especificar el o los destinatarios (ya sean grupos o usuarios por separado), se podrán seleccionar directamente desde el PhoneList y arrastrarlos hasta la ventana "Destinations".

Otro punto a tener en cuenta es la posibilidad de añadir ficheros al fax, tales como gráficos (.BMP o .TIF) o archivos con extensión .TXT.

Además, será posible definir la hora y el día en el que será enviado el fax. De esta manera se podrá programar el envío masivo en horario nocturno, simplemente dejando encendido el ordenador.

Transmisión de ficheros

Hace tiempo este tipo de herramientas parecían condenadas a la extinción debido a la masiva utilización de Internet, pero hoy en día, debido sobre todo a los problemas y a la lentitud en las transmisiones que toman como base a InfoVía, la conexión directa a través de módem está volviendo a resurgir.

La utilización de este componente tampoco presenta demasiados problemas. Simplemente habrá que activar el modo "Data View" desde COMponent Workspace y marcar el número al que se desea llamar (lógicamente, el receptor deberá tener el programa en ejecución). Al realizar la conexión podremos enviar o recibir ficheros a través del menú "Transfer". Aunque este es el modo más sencillo de utilización, esta herramienta ofrece toda una serie de posibilidades adicionales sobre las que no entraremos, ya que distan un poco del objetivo de este artículo.

Conclusión

Realmente, se trata de una herramienta que, aunque se podría mejorar en algunas cosas, como el aspecto gráfico, soporte de formatos, etc., ofrece todo lo que un usuario medio necesita a la hora de enviar o recibir faxes o, incluso, realizar transmisiones de ficheros a través de un módem. Su utilización no presenta ningún problema para aquellos usuarios acostumbrados a herramientas de este tipo, y en lo referente a los usuarios noveles, en poco tiempo podrán sacarle todo el partido posible.